16 мая 2017, 8:16

Как и зачем настраивать создание задач из электронной почты?

Получив заказ от клиента по электронной почте вы вручную проставляете задачу в календарь? Прочтите данную статью, возможно, эта информация поможет Вам избавиться от ненужных действий.
Рассмотрим подробнее, как пошагово настроить автоматизацию данного процесса на примере OneBox.

Зачем это нужно?

Ответ просится сам собой – экономия. Чем меньше времени и сил мы тратим на подобные действия, тем больше остается на эффективную работу. И конечно ещё один немаловажный момент: не упустить из вида важное письмо среди массы других сообщений, которыми так богата наша электронная почта.

Письмо преобразуется в задачу и поступает непосредственно в календарь менеджеру. Данные надежно хранятся в CRM, их легко контролировать и преобразовывать в информативные статистические данные для дальнейшего анализа.


Что нам нужно настроить?

  • парсинг — миграция нужных писем из почты в CRM;
  • автоматическое действие (Automatic action) для создания задач из писем.

Как это сделать?

В OneBox существует автоматическое действие — "Превратить письмо в задачу"

Остановимся здесь чуть подробнее: Автоматическое действие — это запрограммированная функция, применение которой заставляет систему OneBox проверять указанный в настройках почтовый ящик раз в минуту и каждое новое письмо трансформировать в задачу в календаре. Согласитесь, это интересно. Может ли сотрудник так часто проверять почту? Ведь многие заказы порой не терпят замешательства.


Настройка парсинга

Для работы автоматического действия необходима настройка парсинга почтового ящика (setting IMAP).

Для этого заходим в Настройки (System settings), далее — Настройка IMAP, SMTP, парсера email (Configuring IMAP, SMTP, email parser) и прописываем параметры нужного почтового ящика.

Не забудьте сохранить введенную информацию (Save record).

Настройка автоматического действия

Автоматические действия в OneBox CRM+ERP также находятся в Настройках. Существует три варианта автоматического действия:

  • Автоматические действия раз в минуту (Automatic actions once minute);
  • Автоматические действия раз в час (Automatic action once per hour);
  • Автоматические действия раз в день (Automatic actions once day).

Выбираем необходимую частоту, наиболее эффективной, конечно, является ежеминутная проверка. Открываем это значение и выбираем действие "Превратить письмо в задачу". Перетягиваем его в рабочую область справа и настраиваем действие.


Базовая настройка действия

"Email получателя" (Email receiver) — указываем почтовый адрес, письма с которого необходимо превращать в задачи;

"Email отправителя" (Email sender) —почтовый адрес, письма от которого система должна превращать в задачи;

"Родительский проект" (Parent project) — вводим номер проекта, к которому будут относиться создаваемые задачи;

Рассмотрим такой пример: создан проект под названием “Заказы клиентов”. Этим проектом будет заниматься отдельный менеджер, ответственный за заказы. Далее, для отправки клиентами заказов, вы создали почтовый ящик orders@primer-domena.com, который указали на своём сайте. Мы вводим в настройке данный адрес и добавляем автоматическое действие "Превратить письмо в задачу".

В результате, менеджер оперативно получает только заказы в виде задач.

А руководитель сможет в любой момент просмотреть действующие задачи, проконтролировать их выполнение и получить отчет о проделанной работе за период.

"На кого назначить задачу" (To whom to assign task) — здесь можно выбрать сотрудника, ответственного за выполнение возложенных задач.

"Автор задач, на случай если контакт не определен" (Author of task, in case contact is not defined) — указываем сотрудника, который станет автором задачи, если контакта с email отправителя нет в системе.

Например, это менеджер, отвечающий за качество клиентской базы. Он получит уведомление о заказе от неизвестного клиента и внесет его в систему.

"Бизнес-процесс" (Workflow) — по какому бизнес-процессу создавать задачу.

Не забудьте сохранить настройки! После этого попробуйте отправить тестовое письмо и проверить работу автоматического действия — получить задачу в календарь.

Если вы работаете с OneBox и у вас возникли сложности с описанными выше настройками, то вы можете отправить письмо с вопросами в техническую поддержку support@crm-onebox.com