Только треть предприятий использует электронную почту для информирования сотрудников, и лишь 9% считают этот канал основным. При этом внутренним порталом пользуется только 18% предприятий.
Подавляющее большинство предприятий (95%) полагается на руководителей подразделений и групп для донесения информации сотрудникам и считает этот способ основным, отмечается в исследовании компании GfK Ukraine, проведенном для компании «Майкрософт Украина». На втором месте среди используемых способов общения с сотрудниками – общие собрания (77%), на третьем – информационные стенды и объявления (73%).
В то же время информация на предприятиях обновляется часто, и в итоге руководители подразделений вынуждены тратить дополнительное время на ее донесение сотрудникам.
«Донесение сотрудникам персональной информации, такой как данные о зарплате, отпусках, корпоративные политики, на большинстве предприятий требует существенных затрат времени как руководителей, так и департаментов по персоналу, что в свою очередь влияет на общую продуктивность работы. В то же время эту задачу можно решать эффективнее с помощью, например, облачных технологий», - отмечает Кортни Зукоски, руководитель бизнес-группы Microsoft Office Division «Майкрософт Украина».
Согласно исследованию, в среднем в месяц непосредственный руководитель тратит 16 часов только на информирование работников, а сотрудники управления персоналом – в 3 раза больше.
«Новая информация появляется постоянно, и 63% предприятий отметили, что руководители вынуждены информировать сотрудников каждый день. Компании также инвестируют в создание корпоративных изданий. По данным опроса, на это уходит до 20% годового бюджета департамента внутренних коммуникаций. Это существенные затраты
времени и средств, в то время как электронные каналы остаются серьезно недооцененными. Предприятия полагаются на человеческий фактор и мало используют оптимальные для внутренней коммуникации технологии», - отмечает Татьяна Сытник, руководитель отдела В2В и стратегических исследований GfK Ukraine.
Предприятия обеспокоены необходимостью тратить дополнительные усилия и средства на техническую поддержку и обслуживание в случае использования электронных каналов коммуникации, в частности, на создание и поддержку учетных записей. Кроме этого, есть опасения, что сотрудники на производстве не имеют достаточных навыков для использования компьютера, а в самих цехах компьютеров немного.
«Учитывая такие потребности и опасения крупных предприятий, Microsoft разработал специальные тарифные планы облачного сервиса Office 365. Даже если сотрудники используют общий компьютер, каждый из них может получить доступ к личной почте, просмотреть информацию о своей зарплате, почитать новости на внутреннем портале. А создавать и закрывать учетные записи может даже секретарь – не нужны дополнительные ресурсы на поддержку сервиса. Это привычный интерфейс офисных программ Microsoft, соответственно не нужно специально обучать людей, чтобы они могли оперативно получать информацию и обмениваться ею с помощью Office 365», - добавляет Кортни Зукоски.
Согласно исследованию, такое решение может обеспечить ряд преимуществ для предприятий. Половина отмечает, что это возможность избежать искажения информации, донести ее оперативно и обеспечить персональное обращение к каждому сотруднику. Кроме этого, такой подход позволил бы предприятиям получать личную обратную связь от работников (41%), обеспечивать конфиденциальность персональной информации (38%), а также экономить время и сокращать расходы (36%), отмечается в исследовании GfK Ukraine.
