Сложности в работе команды коллег встречаются часто, особенно если команда состоит из удаленных сотрудников. А если эти специалисты еще и работают в разных часовых поясах, то проблемы возникают еще чаще. Авторы проекта Microsoft At Work предлагают советы о том, как можно сделать работу виртуальной команды более эффективной.
1. Использование сервисов обмена сообщениями для организации импровизированных совещаний
К этому инструменту многие относятся скептично, однако на самом деле такие инструменты помогут решить множество важных вопросов. IM-программы – это отличный инструмент, когда нужно получить мгновенный ответ. Для общения в команде лучше использовать программы, которые поддерживают многопользовательский чат. IM-программы – это лучше, чем электронная почта. С их помощью каждый член команды видит, что говорит другой и может принимать участие в обсуждении. А если программа поддерживает веб-камеру, то можно сделать общение еще более простым и удобным.
2. Использование веб-конференций для совещаний
Web-конференции позволяют провести совещания, организовать мозговой штурм или любое другое неформальное обсуждение вопросов. Для проведения совещания можно воспользоваться специальными сервисами, например, Microsoft Office Live Meeting, которые дополнительно позволяют обмениваться файлами.
3. Организация совещаний
Каждое совещание должно планироваться, иначе при его проведении можно забыть обсудить важные вопросы. Чтобы точно уведомить всех участников совещания о его программе и не забыть ничего важного, можно создать приглашение в Outlook. В тексте приглашения можно указать обсуждаемые вопросы и сразу же с помощью Outlook уведомить всех пользователей о них.
4. Настройка доступа к документам
Для большой команды сотрудников важна возможность обмена информацией между ее участниками, например, обмен календарями, списками и докладами, а также новостями проекта. Сделать это можно с помощью инструмента Windows SharePoint Services. Это программное обеспечение также позволит настроить автоматическое обновление новостей и документов.
5. Отслеживание редакций документов
При коллективной работе над документами важна возможность отслеживать все правки, которые вносились в документ разными людьми. Наиболее удобным способом решить эту задачу является использование режима редактирования текстового редактора Word. В этом режиме можно задать выделение разными цветами правок, которые вносили пользователи в документ. Просматривая исправления, автор документа может принять или отклонить сразу все исправления или каждое в отдельности.
6. Связь с помощью мобильных устройств
Иногда сотрудникам удаленных команд нужно получить доступ в интернет, не только сидя за компьютером. Современные мобильные телефоны с поддержкой Windows Mobile обеспечат не только доступ в Сеть, но еще и синхронизацию данных с ПК.
