В ООО «Группа Ритейла Украины» завершено внедрение 3х модулей для оптимизации электронного документооборота в компании. Модули были реализованы в DOCS.UA – украинской ЕСМ-системе управления корпоративным контентом. Они позволят Заказчику контролировать потоки документов, различных задач и рабочих процессов. Это модули: «Прием сотрудника на работу», «Изменение организационной структуры» и «Организационно-распорядительная документация (ОРД)». Модуль «Организационно-распорядительная документация» предназначен для работы с 5 видами документов: «Приказы», «Распоряжения», «Протоколы совещаний», «Процедуры» и «Служебные записки».
В рамках проекта было реализовано:
1. Обеспечение работы с шаблонными документами.
2. Организацию процесса согласования и утверждения документов.
3. Контроль исполнительной дисциплины.
4. Ускорение процессов работы с документами между центральным отделением и удаленными подразделениями.
5. Минимизация потери документов и человеческой ошибки
Отметим, что новый подход работы с документами распространен на все подразделения организации, система позволяет минимизировать время необходимое для передвижения документов и сократить время их согласования. Причем, в ходе процесса согласования документа в системе участвуют все уровни иерархии организации, включая руководящий состав.
«Также для создания и согласования документации разработана унифицированная схема, что позволит с легкостью работать пользователям с любым видом документа, не прибегая к дополнительному обучению. Поняв схему работы с одним документом, сотрудник сможет интуитивно провести любой другой», – рассказывает Елена Олишевская, директор компании «ЛАН СЕРВИС».
Кирилл Михайлов, руководитель проекта ООО «Группа Ритейла Украины»
отметил: «Мы получили полноценный проект. В его рамках приобрели ПО, внедрили бизнес-решения с консалтингом, а также провели оптимизацию бизнес-процессов. Помимо этого прошло обучение от «ЛАН СЕРВИС» в магазинах сети и центральном офисе. Кроме того, наш Интегратор предоставил нам на аутсорсинге специалистов для поддержки и развития системы».
