Конференцию открыл председатель наблюдательного совета ГК Retail Group – Роман Лунин, который обозначил стратегические планы перехода на полный цикл электронного обмена юридически значимыми документами со своими партнерами, рассказал об истоках внедрения EDI-проекта, целях и задачах, которые ставились перед командой проекта на начальном этапе, а также о результатах внедрения. На сегодняшний день использование EDI-технологий позволяет оптимизировать:
·трудозатраты – практически на 50%;
·использование расходных материалов на 80%;
·обработку юридически значимых документов с 2-х рабочих недель до 1-го дня.
Кроме того, Роман Лунин обозначил стратегическую цель на 2016 год – полный переход на электронный юридически значимый обмен документами с партнерами и контрагентами ГК Retail Group.
Николай Рясько, IT-директор ГК Retail Group поделился значимыми цифрами и интересными фактами электронного обмена юридически значимыми документами, показал динамику и реализованные кейсы.
К участию в конференции "Время жечь бумагу" были привлечены ведущие EDI-практики страны. С докладом об успешном внедрении технологий электронного обмена документами в своих бизнес-процессах выступила Леся Карпович – заместитель главного бухгалтера ООО "Глобинский мясокомбинат". "Электронный документооборот – это, в первую очередь, исключение ошибок человеческого фактора. Это позволило нам автоматизировать всю цепочку поставок. Сейчас время, когда пора полностью отказаться от бумаги и перейти на более удобный формат сотрудничества, в том числе при обмене юридически значимыми документами", – отметила Леся Карпович. Ее доклад дополнил официальный дистрибьютор продуктов питания и непродовольственных товаров, компания ООО "СКС" в лице Анны Ипполитовой, руководителя отдела сбыта.
Бурное обсуждение среди участников вызвал вопрос о факте подтверждения приходно-расходной накладной на стороне ритейлера от поставщиков. В частности, участников интересовало наличие практических кейсов о рассмотрении споров в судебных инстанциях, в частности, подтверждение факта передачи документов от поставщика к ритейлеру в рамках системы электронного документооборота. "Самое главное – правильное оформление документов. Это было есть и остается важным моментом в сотрудничестве с нашими партнерами. Касательно вопросов о прецедентах, действительно, факта рассмотрения дела в суде по вопросам доказательной базы электронного документооборота у нас нет, но вместе с этим нет и негативной практики", – отметил Олег Пьявка, финансовый директор ГК Retail Group. Стоит также отметить, что электронный документооборот, в том числе, обмен документами с наложением электронной цифровой подписи (ЭЦП) регламентируется законодательством Украины. "Важно понимать, что за два с половиной года с момента внедрения первичных документов в электронном виде в ГК Retail Group не было ни одного прецедента о непринятии электронных документов. Более того, всегда сохраняются все отправленные и полученные документы как на стороне отправителя/получателя, так и на нашей как провайдера E-COM", – добавил Антон Коков.
·SignEx – универсальное приложение для использования ЭЦП в любой учетной системе;
·DistribEx – электронная система для автоматизации процесса обмена данными между производителями и их дистрибьюторами;
·FactorEx – простое решение для электронного факторинга;
·Портал Сертификатов – уникальная система обмена, хранения и поиска сертификатов качества и дополнительных документов к ним;
·Портал Поставщика – удобный веб-сервис для автоматизации процесса информирования и оптимизации бизнес-процессов поставщиков продукции;
·E-DOC – легкий и удобный веб-сервис для электронного обмена документами со своими партнерами (первичные, правовые, финансовые и другие документы с наложением ЭЦП) и многие другие;
·Е-спецификации – сервис для упрощения процедуры согласования цен между торговой сетью и её поставщиками;
·Интеграция – простой и удобный электронный документооборот в привычной учетной системе.
Важно отметить, что переход на электронный формат сотрудничества с контрагентами – это будущее, которое создается сегодня!
