Організація бухгалтерії для будь-якого ФОП – це завжди джерело великої кількості турбот і складнощів. Адже під час ведення діяльності всі фінансові операції повинні супроводжуватися документально, важливо своєчасно звітувати до ДПС, перераховувати в бюджет збори, сплачувати робітникам зарплатню і утримувати податки з них, виконувати безліч інших обов’язків.
Часто ФОП-початківці вирішують вести весь облік самостійно. Такий підхід може бути вдалим для малого бізнесу, пропонуючи низку переваг, але і ризиків несе чимало. Тому перш ніж організовувати ведення бухгалтерії ФОП, потрібно ретельно вивчити всі особливості кожного з варіантів.
Серед основних плюсів ведення бухобліку ФОП самостійно варто виділити мінімальні витрати, можливість ефективного здійснення контролю, високий рівень мотивації, гарантії надійного захисту всіх даних та доступів (до сервісів, електронного кабінету на веб-сайті ДПС та ін.). Проте мінусів у такого варіанту також чимало:
- Необхідність витрачати багато ресурсу й часу на виконання всіх завдань.
- Високий ризик помилок через відсутність знань і досвіду, за які ДПС нараховує штрафи, борги.
- Важливість постійного контролю сфери фінансів та слідкування за змінами в ПКУ, інших законах.
- Неможливість повністю зосередитися на бізнесі через бухгалтерію.
Також в разі ведення обліку неспеціалістом є висока вірогідність вибору невигідної системи оподаткування, використання неефективних рішень. Через невміння систематизувати все ФОП часто доводять бухгалтерію до стану повного хаосу. А потім витрачають чимало коштів на оплату роботи фахівців – аудит, виправлення помилок, налагодження системи та ін.
Такий варіант виправданий виключно для тих ФОП, що працюють самі на себе, не мають реєстраторів, ПДВ, акцизу. Наприклад, самостійне ведення ФОП 3 групи з числа надавачів послуг, що отримує 3-5 платежів на IBAN на місяць і співпрацює з 1-2 замовниками, передбачає мінімум вимог і може бути під силу неспеціалісту. Але все одно розики зробити щось невірно і отримати штраф залишаються високими.
Які ще є варіанти ведення бухобліку ФОПВести бухгалтерію свого бізнесу можна не лише самостійно, але й із залученням фахівців на умовах:
1. Прийняття бухгалтера в штат – дорого, не завжди ефективно, потребує контролю й мотивації співробітника, облаштування йому місця роботи, щомісячної виплати конкурентоспроможної зарплатні.
2. Співпраці з ФОП за договором – непоганий варіант. Витрати залежать від розцінок спеціаліста, якість – від його навичок. Важко щось перевірити, треба постійно контролювати, є ризик втрати даних.
3. Аутсорсу бухгалтерії – оптимальний варіант, що передбачає помірні витрати, максимальну якість ведення, відсутність необхідності у контролі й взагалі витрачання ФОП свого ресурсу на цей аспект. Замовили аутсорс – забули про облік.
Переваги аутсорсингу бухгалтерії для ФОП
Розглядаючи аутсорсинг бухгалтерії більш детально, варто зазначити важливий нюанс. Всі переваги такого варіанту ведення обліку гарантовані лише в разі вибору надійної аутсорсингової компанії. Тому перед укладенням договору варто ретельно вивчити ринок, почитати відгуки, ознайомитися з умовами і вибрати фірму, що давно працює, має багато клієнтів і пропонує максимум переваг.
Серед ключових плюсів аутсорсингу бухобліку ФОП:
• Економія коштів – оплата нараховується виключно за послуги, що входять у сформований індивідуально пакет.• Якість ведення обліку – послуги надають бухгалтери, що регулярно співпрацюють з ФОП, тому знають про процес все.
• Контроль і мотивація – ці аспекти вирішує аутсорсингова компанія, а не підприємець.
• Гарантії – відповідальність за ведення бухобліку несе компанія за умовами договору, інтереси ФОП повністю захищені.
• Регулярне звітування – підприємцю постійно надають дані щодо стану справ у його бізнесі.
Аутсорсинг бухгалтерії дозволяє ФОП бути точно впевненим, що всі його обов’язки перед державою виконано вчасно і вірно. І навіть в разі проведення перевірок контролюючі органи не знайдуть помилок та не нарахують штрафів. Водночас підприємець взагалі не витрачає свій час, сили та увагу на питання обліку – всі справи ведуть спеціалісти.
