Правильне зберігання електронних документів — це запорука збереження важливої інформації, безпеки бізнесу та дотримання законодавчих вимог. Недостатній захист або неправильна організація зберігання можуть призвести до втрати даних, порушення цілісності документів і навіть фінансових чи юридичних ризиків для компанії.
Про те, де зберігати електронні документи і як робити це правильно — розповідаємо у статті.
Зберігання електронних документів в Україні є обов’язковим і чітко регулюється законодавством. Основні нормативні акти, які визначають правила зберігання документів:
1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-IV): встановлює, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, а їхній строк зберігання не може бути меншим за строк, визначений для паперових аналогів (ст. 13).2. Податковий кодекс України (ст. 44): визначає, що електронні документи, пов’язані з податковим обліком, повинні зберігатися не менше 1095 днів (3 роки), а для окремих випадків — до 2555 днів (7 років), наприклад, для документів, необхідних для податкового контролю за трансфертним ціноутворенням.
3. Перелік типових документів (Наказ Мін’юсту № 578/5): містить строки зберігання для різних видів документів.Термін зберігання документів
Терміни зберігання електронних документів залежать від їх виду.
- Первинні бухгалтерські документи — мінімум 3 роки (або довше, якщо це передбачено законодавством чи внутрішніми правилами компанії).
- Договори, угоди, акти — зазвичай від 5 років до постійного зберігання залежно від типу документа.
- Документи для податкового контролю (наприклад, трансфертне ціноутворення) — 2555 днів (7 років).
- Інші документи (довідки, листи, специфікації) — в середньому 5 років.
Всі електронні документи мають зберігатися у форматі, що дозволяє перевірити їхню цілісність та автентичність, із збереженням електронного підпису.
Чи можна не друкувати?Друкувати електронні документи не обов'язково — їхня юридична сила не залежить від наявності паперової копії. Законодавство не вимагає створення паперових копій електронних документів, крім випадків, коли це прямо передбачено для окремих документів тривалого зберігання (понад 10 років) або якщо неможливо забезпечити їхнє зберігання в електронному вигляді протягом усього визначеного терміну.
Висновок: зберігати електронні документи потрібно обов’язково, у строки, визначені для паперових аналогів, і саме в електронному вигляді. Друкувати їх не потрібно — це міф, який не має підстав у чинному законодавстві.
Як і де зберігати електронні документи правильно?Порядок роботи з електронними документами визначається наказом Мін’юсту № 1886/5. Цей нормативний акт поширюється на всі підприємства та організації незалежно від форми власності, а його вимоги однакові як для паперових, так і для електронних документів.
Відомості, що містяться в електронних документах, мають бути доступними для подальшого використання. Якщо це можливо, слід зберігати інформацію, що дозволяє визначити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи отримання.
Підприємства, які використовують системи електронного документообігу (СЕД), повинні також враховувати вимоги щодо створення документів довгострокового (понад 10 років) і постійного зберігання — такі документи необхідно формувати як в електронній, так і в паперовій формі.
Сертифіковані платформи для зберігання електронних документівНадійне зберігання електронних документів передбачає використання сертифікованих рішень, які відповідають вимогам українського законодавства та міжнародних стандартів інформаційної безпеки.
До таких рішень належать:
• Сервіси електронного документообігу (ЕДО) – наприклад, «Вчасно». Вони забезпечують не лише обмін документами, а й їхнє безпечне зберігання у хронологічному порядку з фіксацією змін.• Хмарні сервіси зберігання даних, які мають сертифікати відповідності (наприклад, ISO/IEC 27001) та підтримують роботу з КЕП (кваліфікованим електронним підписом).
• Серверні рішення підприємств, які розгортаються локально з дотриманням вимог ДСТУ та законодавства щодо електронного архівування.Захист доступу до електронних архівів
Захист документів починається з контролю доступу. Сучасні платформи застосовують кілька рівнів безпеки:
• Надійні паролі, які регулярно оновлюються та мають мінімальні вимоги до складності.• Двофакторна аутентифікація (2FA) — підтвердження входу за допомогою SMS, застосунку або електронної пошти.
• Розмежування прав доступу — користувачі мають лише ті права, які їм необхідні для роботи, що знижує ризики витоку чи несанкціонованого редагування документів.
Для довгострокового зберігання важливо обирати формати, які забезпечують юридичну значущість та доступність у майбутньому:
• PDF (з КЕП або печаткою) — один із найпоширеніших форматів, який дозволяє візуально переглянути документ і перевірити підпис.• XML — структурований машинозчитуваний формат, який часто використовується для бухгалтерських, податкових і звітних документів.
• P7S або ASiC — контейнери, які включають підписаний файл і сам електронний підпис, відповідно до європейських стандартів.Архівування: як не загубити документ через 3 роки
Збереження електронних документів — це не лише питання безпеки, а й питання організації. Архів із тисячами файлів легко перетворюється на хаос, і якщо він не впорядкований належним чином та не закладена система пошуку, знайти потрібний документ через кілька років стає майже неможливо. Ось що важливо врахувати.
Структура архіву має бути логічною та стабільною з часом. Рекомендується:
• створювати єдину ієрархію папок (наприклад, за роками, типами документів, контрагентами),• уникати дублювання файлів та хаотичного зберігання на різних носіях,
• використовувати системи електронного документообігу або архівування, які автоматично впорядковують документи за заданими правилами.
Швидкий доступ до документів забезпечується не стільки «памʼяттю» співробітника, скільки правильно налагодженим пошуком:
• Використовуйте системи, які підтримують пошук за назвою, датою, контрагентом, статусом документа, а також повнотекстовий пошук.• Автоматичне індексування та теги допомагають знайти потрібний файл навіть тоді, коли ви не пам’ятаєте його точну назву.
Резервне копіювання — це обовʼязковий елемент архівування:
• Налаштуйте регулярне автоматичне копіювання на зовнішній носій, у хмару або на окремий сервер.• Дотримуйтесь правила 3-2-1: 3 копії, 2 різні носії, 1 з них — поза офісом або в хмарі.
• Перевіряйте резервні копії — не просто створюйте їх, а періодично тестуйте можливість відновлення документів.
Метадані — це інформація про документ, яка «супроводжує» його в архіві:
• Дата створення, тип документа, контрагент, номер договору, статус підписання — усе це повинно бути структуровано та збережено разом із самим документом.• Без метаданих документ стає важко класифікувати й майже неможливо знайти або підтвердити його чинність через роки.
Юридична сила документів у довгостроковому зберіганні
Навіть через 5 або 10 років електронний документ має залишатися юридично значущим. Це важливо як для внутрішніх перевірок, так і у випадку судових спорів, податкових перевірок чи контролюючих органів. Щоб зберегти силу документа, слід подбати про кілька ключових речей.
Як підтвердити, що підпис і документ дійсні через 5–7 років?
Електронний підпис підтверджує справжність документів, але має обмежений строк дії — зазвичай 1–2 роки. Після його завершення важливо мати:
• копію кваліфікованого сертифіката підпису, який був чинним на момент підписання;• мітку часу, що фіксує точну дату й час підписання документа — навіть після завершення дії сертифіката, це доказ, що підпис був дійсний на момент накладання.
Мітка часу (timestamp) — це електронний доказ, що документ був підписаний у певний момент часу. Без неї юридична значущість може бути під сумнівом.
• підтверджує, що підпис був накладений у період дії сертифіката;• є юридично значущою складовою документа;
• використовується для забезпечення довгострокової перевірки дійсності підпису (LTV – Long-Term Validation).
Зберігання в сервісі Вчасно — просто і безпечно
Зберігати документи роками — не означає тримати їх у пошті чи на флешці. «Вчасно» — це сертифікований сервіс, що відповідає українському законодавству та дозволяє не просто зберігати документи, а й гарантувати їхню юридичну силу на роки.
Переваги зберігання документів у сервісі Вчасно
•Усі документи — в одному місці: акти, договори, рахунки та інші файли зберігаються централізовано й доступні 24/7;
• Швидкий пошук за контрагентом, датою, статусом чи ключовими словами;
• Підтвердження юридичної сили електронного підпису навіть через роки — завдяки підтримці міток часу та збереженню сертифікатів;
• Інтеграція з ERP та CRM через API для автоматизації обробки документів.
• Безпека — захист доступу реалізовано через паролі, двофакторну авторизацію та контроль ролей;
• Архівування. Документи автоматично архівуються та зберігаються відповідно до строків, передбачених законом;
• Резервне копіювання та шифрування даних гарантують їхню збереженість навіть у форс-мажорних ситуаціях.
Зберігати електронні документи — це не складно, але життєво необхідно для захисту бізнесу, особливо у період податкових перевірок або вирішення спірних ситуацій.
Краще одразу обрати надійний і перевірений сервіс, як-от Вчасно, ніж ризикувати втратами, штрафами чи втратою важливої інформації.
